Algemeen
TopBalance is een onderneming met als rechtsvorm een eenmanszaak die zich hoofdzakelijk bezig houdt met administratieve en fiscale dienstverlening voor bedrijven, zelfstandigen zonder personeel, en mensen met een vrij beroep. TopBalance is een initiatief van Wijnand van Pelt.

TopBalance is er zich van bewust dat er goed moet worden omgegaan met privacygevoelige gegevens en daarom houdt TopBalance zo goed als mogelijk aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Persoonsgegevens
TopBalance verwerkt persoonsgegevens en dat zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon. Ook wel de betrokkene genoemd. TopBalance gebruikt alleen die gegevens die noodzakelijk zijn om de opdracht zo goed als mogelijk uit te voeren. Afhankelijk van de opdracht kunnen vele verwerkingen denkbaar zijn. Deze verwerkingen van de persoonsgegevens worden opgenomen in een verwerkingsregister. Op verzoek van de betrokkene verstrekt TopBalance welke gegevens worden verwerkt.

Verantwoordelijke of verwerker
TopBalance is vaak een zogeheten verwerkingsverantwoordelijke. Dat houdt in, dat TopBalance beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt, en op welke manier. TopBalance is er verantwoordelijk voor dat de gegevens van de betrokkene in overeenstemming met de AVG op een behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt. Ook kan TopBalance een verwerker zijn, en in dat geval verwerkt TopBalance de persoonsgegevens ten behoeve van de opdrachtgever die dan de verwerkingsverantwoordelijke is. De de opdrachtgever van TopBalance is uiteindelijk verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van de betrokkene.

Beginselen inzake de verwerking van persoonsgegevens
TopBalance moet het verwerken van de persoonsgegevens kunnen baseren op de beginselen van de verwerkingen dat impliceert dat:

• de persoonsgegevens worden verwerkt op een wijze die ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is („rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie”);
• de persoonsgegevens worden voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden verzameld en zullen vervolgens niet verder op een met die doeleinden onverenigbare wijze worden verwerkt, waarbij de verdere verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden overeenkomstig artikel 89, lid 1 AVG, wordt beschouwd als niet onverenigbaar met de oorspronkelijke doeleinden beschouwd („doelbinding”);
• de verwerking van de persoonsgegeven zullen toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt („minimale gegevensverwerking”);
• de persoonsgegeven zullen juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd en er zullen alle redelijke maatregelen worden genomen om de persoonsgegevens die, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, onjuist zijn, onverwijld te wissen of te rectificeren („juistheid”);
• de persoonsgegevens zullen worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is waarbij persoonsgegevens voor langere perioden zullen worden opgeslagen voor zover de persoonsgegevens louter met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden verwerkt overeenkomstig artikel 89, lid 1 AVG, mits de bij deze verordening vereiste passende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om de rechten en vrijheden van de betrokkene te beschermen („opslagbeperking”);
• de persoonsgegevens zullen door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen op een dusdanige manier worden verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is, en dat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging („integriteit en vertrouwelijkheid”).

Rechten van verzet, inzage en correctie
Per relatie wordt door TopBalance een verwerkingsregister bijgehouden welke persoonsgegevens worden verwerkt en voor welke doeleinden. De betrokkene kan TopBalance altijd vragen om een overzicht van zijn of haar persoonsgegevens en eventueel verzoeken deze te corrigeren of te verwijderen, indien de gegevens niet correct zijn of irrelevant voor de gestelde doeleinden. De betrokkene kan daartoe een e-mail sturen aan info@topbalance.nl of telefonisch contact opnemen.

Samenwerking met derden
Om de persoonsgegevens zo goed als mogelijk te verwerken en te waarborgen, vindt TopBalance dat het moet samenwerken met derde partijen. Te denken valt dan aan verwerkingen met operationele of technische doeleinden, zoals bijvoorbeeld de hosting van servers. Ook wordt er gebruik gemaakt van systemen om informatie uit te wisselen met de Belastingdienst en bijvoorbeeld het verzorgen van aangiften van diverse belastingsoorten. TopBalance maakt dus gebruik van ICT dienstverlening van derden. Dat vindt plaats in goed beveiligde datacenters. Deze datacenters staan alleen in Europa. TopBalance heeft met deze partijen afspraken gemaakt over de adequate beveiliging van de persoonsgegevens conform de AVG.

Wwft
Voor de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) is TopBalance gehouden om persoonsgegevens te verwerken die door de wet wordt opgelegd waarbij er ook een cliëntenonderzoek wordt gedaan voor diegene die met TopBalance een zakelijke relatie aangaat.

Vragen?
Zijn er vragen of onduidelijkheden, dan stelt TopBalance het zeer op prijs om dat kenbaar te maken. TopBalance wil te allen tijde voorkomen dat er misverstanden kunnen ontstaan.