Voor elke ondernemer is het een noodzakelijk, maar niet altijd geliefd, onderdeel van het runnen van een bedrijf: de administratie. Het correct bewaren en tijdig aanleveren van verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnetjes bij TopBalance is cruciaal voor een gezonde financiële huishouding en om te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Maak je gebruik van het populaire boekhoudsysteem e-Boekhouden.nl? Dan zijn er tal van slimme manieren om dit proces te stroomlijnen. In dit artikel leiden we je door de belangrijkste aandachtspunten, inclusief de verwerking van reiskosten met je privéauto.
De basis: bewaarplicht en digitalisering
Voordat we de diepte in duiken, is het essentieel om de basisregels van de Belastingdienst te kennen. Voor de meeste administratieve documenten, waaronder inkoop- en verkoopfacturen, geldt een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Voor gegevens met betrekking tot onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, is dit zelfs 10 jaar.
Het goede nieuws is dat je niet verplicht bent om een archiefkast vol met papieren mappen te bewaren. De Belastingdienst accepteert een digitale administratie volledig, op voorwaarde dat de digitale bestanden een juiste en volledige weergave zijn van het origineel. Dit betekent dat een scan of foto van een factuur of bon volstaat, mits alle gegevens duidelijk leesbaar zijn.
Verkoopfacturen: direct vanuit je boekhouding
De meest efficiënte manier om je verkoopfacturen te beheren, is door ze direct vanuit e-Boekhouden.nl te creëren en te versturen. Dit heeft meerdere voordelen:
- Automatische verwerking: De factuur wordt onmiddellijk correct in je boekhouding verwerkt.
- Overzicht: Je hebt altijd een actueel overzicht van openstaande posten.
- Professionaliteit: Je verstuurt professionele en juridisch correcte facturen in je eigen huisstijl.
- Bewaard: De factuur wordt automatisch opgeslagen en voldoet direct aan de bewaarplicht.
Door consequent vanuit het systeem te werken, voorkom je dat je achteraf losse facturen moet verzamelen en doorsturen naar je boekhouder.
Inkoopfacturen en bonnen: slim en snel aanleveren
Het verzamelen en aanleveren van alle inkomende facturen en bonnetjes is vaak het meeste werk. Gelukkig biedt e-Boekhouden.nl hiervoor meerdere handige oplossingen die het handmatig overtypen overbodig maken. De sleutel is de Scan & Herken functie.
1. De mobiele app van e-Boekhouden.nl:
- Dit is de snelste methode voor losse bonnetjes en papieren facturen.
- Maak een foto: Open de app, maak een duidelijke foto van de bon of factuur.
- Uploaden en herkennen: De app uploadt de foto direct naar je administratie. De Scan & Herken-technologie leest de belangrijkste gegevens zoals de datum, het bedrag en de btw automatisch uit.
- Controle: Je (of je boekhouder) hoeft de boeking alleen nog maar te controleren en goed te keuren.
2. Mail & Herken:
- Voor digitale facturen die je per e-mail ontvangt (zoals PDF-facturen) is dit de ideale oplossing.
- Uniek e-mailadres: Je administratie in e-Boekhouden.nl heeft een eigen, uniek e-mailadres.
- Doorsturen: Stuur de e-mail met de factuur direct door naar dit adres. Je kunt leveranciers zelfs vragen om hun facturen rechtstreeks naar dit adres te sturen.
- Automatische verwerking: De factuur verschijnt in je digitale archief en de gegevens worden automatisch herkend.
3. Handmatig uploaden:
Heb je meerdere facturen als bestand op je computer staan? Dan kun je deze ook eenvoudig direct uploaden in je digitale archief binnen e-Boekhouden.nl.
Door deze methoden consequent te gebruiken, zorg je voor een constante stroom van documenten naar je boekhouding. Dit geeft je boekhouder de mogelijkheid om de administratie frequent bij te werken, wat resulteert in een beter en tijdiger inzicht in je financiële situatie.
Zakelijke kilometers met de privéauto: hoe zit dat?
Rijd je voor je onderneming zakelijke kilometers met je privéauto? Dan mag je hiervoor kosten aftrekken van de winst. Voor het jaar 2025 is de onbelaste kilometervergoeding vastgesteld op € 0,23 per kilometer.
In dit bedrag van € 0,23 worden alle autokosten geacht te zijn inbegrepen. Denk aan brandstof, verzekering, onderhoud, afschrijving en parkeerkosten. Deze kosten kun je dus niet nogmaals apart opvoeren.
Om deze aftrekpost te kunnen claimen, eist de Belastingdienst een sluitende rittenregistratie. Hierin moet per rit het volgende worden vastgelegd:
- De datum van de rit
- De begin- en eindkilometerstand
- Het vertrek- en aankomstadres
- De aard van de rit (zakelijk of privé)
- De gereden route (indien deze afwijkt van de gebruikelijke route)
Ook hiervoor biedt de app van e-Boekhouden.nl uitkomst. In de uren- of rittenregistratiemodule van de app kun je eenvoudig na elke rit de benodigde gegevens invoeren. Zo bouw je gedurende het jaar een volledige registratie op die je aan het einde van de periode kunt gebruiken voor de aangifte.
Conclusie: maak het jezelf en TopBalance makkelijk
Een gestructureerde aanlevering van je administratie is goud waard. Het bespaart TopBalance tijd (en jou dus geld), minimaliseert de kans op fouten en zorgt ervoor dat je altijd een actueel financieel overzicht hebt.
Samengevat:
- Maak verkoopfacturen direct in e-Boekhouden.nl.
- Gebruik de mobiele app voor het direct fotograferen van bonnetjes.
- Stuur digitale inkoopfacturen direct door naar je unieke Mail & Herken e-mailadres.
- Registreer zakelijke kilometers met je privéauto consequent via de rittenregistratie in de app.
Door deze gewoontes aan te leren, wordt de administratie een soepel en geïntegreerd onderdeel van je onderneming, in plaats van een tijdrovende klus achteraf. Overleg met TopBalance welke werkwijze voor je het prettigst is en profiteer optimaal van de digitale mogelijkheden die e-Boekhouden.nl biedt.